Vorbemerkung

Hiermit informieren wir Sie über die neuen Vorgaben zur Meldung von Verstößen gegen Rechtsvorschriften nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten und gilt aktuell für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden. Firmen ab 50 Beschäftigten fallen ab dem 17. Dezember 2023 unter das Gesetz. Dieses Gesetz regelt den Schutz insbesondere von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). Mit dieser Meldung leisten Sie einen Beitrag zur Vermeidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern in unserem Unternehmen. Sie bekommen oft als Erstes mit, wenn in unserem Unternehmen etwas schiefläuft.

Daher möchten wir Sie ermutigen, sich mit verdächtigen Sachverhalten im Zusammenhang oder im Vorfeld Ihrer beruflichen Tätigkeit an unsere interne Meldestelle, mit so konkreten Angaben wie möglich, zu wenden. Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von Hinweisgebern ernst und versichern, dass Sie keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen („Repressalien“).

Neben der Meldung von Informationen über einen Verstoß an die interne Meldestelle können Sie diese auch an eine externe Meldestelle melden. Das Gesetz sieht in § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG an sich ein Wahlrecht vor. Nach § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG sollen hinweisgebende Personen allerdings in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten müssen, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Daher bitten wir Sie, sich mit verdächtigen Sachverhalten zuerst an unsere vertrauliche interne Hinweisgeber-Stelle zu wenden.

Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung stellen wir Ihnen unser internes Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten Kanal können Sie Informationen über Verstöße im Sinne des HinSchG melden (siehe unter „Welche Sachverhalte können gemeldet werden?“).

Bitte beachten Sie: Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben.

1. Internes Meldesystem

Hier https://alten.integrityline.com finden Sie den Zugang zu unserer Meldeplattform „ALTEN Integrity Line“. Über diese Meldeplattform können Sie verdächtige Sachverhalte in einem geschützten Raum für iconec GmbH melden.

FAQ zum Meldesystem:

Welche Sachverhalte können gemeldet werden?

Sie können Informationen über Verstöße an unsere interne Meldestelle melden. Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, innerhalb unseres Unternehmens oder bei einer anderen Stelle, mit der Sie aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt stehen oder standen (z. B. Kunden und Lieferanten), die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

Erfasst werden Verstöße durch Handlungen und/oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig und/oder missbräuchlich sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Meldungen über rein privates Fehlverhalten, von dem der Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erfährt, sind hingegen nicht geschützt.

Der sachliche Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist in § 2 HinSchG geregelt. Er umfasst unter anderem die Meldung von Informationen zu den nachfolgenden Verstößen:

• Straftaten,
• bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Rechtsverstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes oder der Länder sowie bestimmte unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft, wie z. B. Verstöße gegen Kartellrecht, Umweltrecht, Strahlenschutz, Lebensmittel- und Produktsicherheit, Regelungen zur Geldwäscheprävention, zur Bekämpfung der Finanzierung von Terrorismus, ebenso Verbraucherschutz und Datenschutz.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Den Gesetzestext des § 2 HinSchG finden Sie hier.

Wie wird die Vertraulichkeit meiner Meldung sichergestellt?

Mit Ihren personenbezogenen Daten und mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet. Zudem sind wir nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Personen weitgehend zu schützen. Das bedeutet, personenbezogene Daten werden nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt und dürfen nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen (§ 9 HinSchG) offengelegt werden. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG nicht vor einer Weitergabe geschützt. 

Habe ich Nachteile aufgrund meiner Meldung zu befürchten?

Durch die berechtigte Meldung von Verstößen entstehen Ihnen keine Nachteile. Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet einen umfassenden Schutz, den wir sehr ernst nehmen.

Wie wird meine Anonymität gewahrt?

Um Ihre Anonymität zu gewährleisten, werden die Daten verschlüsselt auf den sicheren und unabhängigen EQS Integrity Line Server übertragen. Sie bleiben anonym, wenn Sie eine Meldung über die EQS Integrity Line Plattform senden, es sei denn, Sie entscheiden sich, Ihre Identität preiszugeben. Das System generiert automatisch eine Vorgangsnummer und ein vertrauliches Passwort, mit denen Sie den Status der Meldung verfolgen können. Die Anonymität wird durch unseren externen Dienstleister EQS Group AG vollumfassend gewährleistet.

Um Ihre Anonymität sicherzustellen, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

• Erstellen Sie den Bericht, wenn möglich, nicht von einem Computer Ihres Arbeitgebers
• Verwenden Sie keinen PC, der ans Firmennetzwerk/Intranet der Firma angeschlossen ist
• Rufen Sie das Meldesystem durch direkte Eingabe der URL-Adresse in den Browser und nicht über das Klicken eines Links auf
• Schreiben Sie keine persönlichen Daten (= Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Person erlauben) in den Bericht

Was passiert, nachdem ich eine Meldung eingereicht habe?

Alle Meldungen werden über den gesicherten EQS Integrity Line Server an die zuständigen Ansprechpartner bei iconec GmbH gesendet. Nachdem wir die Zulässigkeit Ihrer Meldung geprüft haben, werden wir Sie über die EQS Integrity Line Plattform kontaktieren, falls weitere Fragen auftauchen oder Informationen benötigt werden. Wenn Sie es wünschen, können Sie anonym bleiben. Sie werden über die Ergebnisse der Meldung informiert.

Wann werde ich eine Antwort auf meine Meldung erhalten?

Sie erhalten innerhalb von 7 Arbeitstagen eine Empfangsbestätigung für Ihre Meldung. Innerhalb von weiteren 3 Monaten nach Erhalt der Eingangsbestätigung informieren wir Sie über die Ergebnisse Ihrer Meldung und etwaige Maßnahmen zur Verfolgung und Beseitigung des Verstoßes.

Was geschieht im Falle einer Falschmeldung?

Wenn Sie eine Meldung einreichen, ist es wichtig, dass Sie glauben oder in gutem Glauben davon ausgehen, dass die gemeldeten Fakten der Wahrheit entsprechen und dass Ihre Meldung nicht darauf abzielt, Schaden anzurichten und keinen Missbrauch darstellt. Wir erwarten von Ihnen nicht, dass Sie Beweise sammeln oder den Vorfall selbst aufklären. iconec GmbH hat eine Organisation eingerichtet, die speziell für die Bearbeitung der über die Plattform eingegangenen Meldungen zuständig ist.

Ihnen drohen keine Sanktionen, wenn Sie in gutem Glauben eine Meldung über Korruption, einen Interessenkonflikt, eine schwere Umweltschädigung, eine schwere Menschenrechtsverletzung oder ein unethisches Verhalten einreichen.

Eine missbräuchliche Nutzung des Meldesystems, die nicht in gutem Glauben erfolgt, kann dagegen disziplinarische oder sogar rechtliche Sanktionen nach sich ziehen.

Warum brauche ich die Mailbox – Funktion?

Am Ende des Meldeprozesses erhalten Sie eine automatisch generierte Vorgangsnummer und können Ihr eigenes Passwort festlegen. Mit diesen Zugangsdaten können Sie sich jederzeit in Ihre Mailbox einloggen, indem Sie auf „Mailbox“ klicken und dann den Anweisungen folgen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, unter Wahrung Ihrer Anonymität direkt mit dem Ansprechpartner bei iconec GmbH zu kommunizieren und den Stand Ihrer Meldung einzusehen. Diese Möglichkeit, den Vorfall zu besprechen, ist sehr wichtig, da weitere Informationen erforderlich sein können, um den Vorfall vollständig aufzuklären.

2. Externe Meldestelle des Bundes

Ergänzend zur internen Meldung sieht das Gesetz die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Zu diesem Zweck errichtet der Bund beim Bundesamt für Justiz (BfJ) die externe Meldestelle des Bundes. Auf der Webseite des BfJ sind die Meldekanäle sowie weitere Informationen zur externen Meldestelle des BfJ veröffentlicht.

Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt. Lesen Sie bitte auch die Informationen auf den Webseiten dieser Meldestellen/Hinweisgeberstellen:

www.bafin.de

www.bundeskartellamt.de

3. Informationen über Verfahren für Meldungen an Stellen der Europäischen Union (EU)

Neben Informationen über externe Meldeverfahren nach dem HinSchG können Sie unter den nachfolgenden Links Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU abrufen. Darunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherung (EASA), der europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA).

OLAF: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de

EMSA: https://www.emsa.europa.eu/de

EASA: https://www.easa.europa.eu/en

ESMA: https://www.esma.europa.eu/

EMA: https://www.ema.europa.eu/en.

Die dortigen Meldeverfahren bleiben vom HinSchG unberührt, d. h. sie bestehen neben den internen und externen Meldeverfahren nach dem HinSchG unverändert fort.

Weitere Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union können Sie der Website des BfJ (https://www.bundesjustizamt.de) entnehmen.